Pour rappel, l’identité de votre société (vision, valeurs, raison d’être…) doit être présente dans toutes vos stratégies (achat, recrutement, offre, communication…) afin d’apporter de la cohérence, de la compréhension, de l’efficacité et de la fluidité dans l’activité de votre entreprise. Votre management et l’organisation du travail doivent également prendre en compte cette identité.

Il existe de nombreux types d’organisation du travail (par respect hiérarchique et pyramidal, par division du travail et commandement seul du dirigeant, par simple reconnaissance et sanction, par « l’entreprise libérée » ou encore l’holacratie). Je pense qu’il n’y a pas de bonne ou de mauvaise solution et une entreprise est libre de faire évoluer son organisation, on ne gère pas une société de 15 personnes comme une de 1000 collaborateurs sur différents continents… Bref, libre à chacun de choisir son « style » d’organisation du travail et de management. C’est justement lors de ce choix qu’il faut prendre en compte l’identité de l’entreprise et encore plus lors d’une réorganisation.

Par exemple, vous avez créé une entreprise et avez progressé vers une vingtaine d’employés, vous les connaissez tous et vous avez trouvé votre équilibre dans l’organisation du travail, de plus, ils vous accompagnent presque depuis le début et adhèrent complètement à votre vision et vos valeurs… Vous avez enfin atteint un gros marché ou vous avez saisi une opportunité sur le rachat d’un de vos concurrents et vous voilà tourné vers un avenir très excitant, mais avec plusieurs sites géographiques et avec une cinquantaine de collaborateurs… Une restructuration s’impose (et il serait étrange de penser le contraire.)… Mais attention de ne pas perdre vos précieux atouts (les 20 personnes qui vous accompagnent depuis le début de l’aventure et qui vous ont aidé à en arriver là), il ne faut pas « dénaturer » votre façon de faire, il faut rester cohérent avec votre identité. Et c’est justement votre identité qui va être le socle de votre organisation du travail et la faire correspondre à la personnalité de l’entreprise, peut être très libre dans la gestion de son temps et de ses missions, peut être très participative et basée sur l’échange d’information, peut être très pyramidale et organisée… Peut-être un petit peu de tout… Peu importe, le choix final doit être en phase avec la personnalité de l’entreprise et sa culture.

Lorsque je travaille avec mes clients, nous réfléchissons toujours au « comportement » (une des 4 grandes parties d’un brand book) et travaillons sur des « do’s and don’ts » (ou « bonnes pratiques » en français, mais je trouve la version anglaise plus parlante pour le coup) et également sur une « intention de commandement ».

• Les « do’s and don’ts » : il s’agit de ce qui doit être obligatoirement fait (un workflow ou flux opérationnel spécifique pour la validation d’un client ou d’un fournisseur par exemple, une attitude et des mots spécifiques à l’accueil des clients…) et ce qui est interdit (une phrase négative dans un commentaire ou un post sur les réseaux sociaux, confondre vitesse et précipitation, …). C’est une sorte de règlement mais qui doit être clair et écrit, et qui doit également être simple, il ne faut pas partir dans des phrases trop longue ni avoir de trop nombreuses règles, il s’agit d’offrir un cadre d’aide à la prise de décision et à l’action pour vos collaborateurs.
• L’intention de commandement : une phrase unique et simple qui, idéalement, résume votre objectif. C’est un outil qui vient de l’armée américaine (Colonel Tom Kolditz, vous trouverez plein de détails sur Internet, je ne veux pas vous perdre dans mes explications) et pour faire simple pallie au fait qu’un plan ne se déroule que très rarement comme prévu et que vos collaborateurs (soldats) sont assez opérationnels et intelligents pour s’adapter aux situations, alors il leur faut un objectif, compréhensible, défini et atteignable. Dans le livre « Made to Stick: Why Some Ideas Survive and Others Die » ce sujet y est abordé et un exemple y est donné : un journal local dont l’intention de commandement est : « des noms, des noms et des noms », en effet l’important est de mettre des noms des habitants, c’est ce que recherche la cible de lecteur selon le propriétaire du journal, donc plutôt que de faire paraître le rapport des comptes de l’aménagement de mobilier urbain de la ville, il faut mieux choisir les noms des grands gagnants du loto du week-end dernier, l’intention de commandement aidera donc à choisir les priorité dans les articles à mettre dans le journal. Pour une entreprise, cela pourrait être « Ce qui rapporte le plus vite du CA » ou « ce qui va rapporter le plus grand bénéfice » ou « ce qui fidélisera le plus nos clients cibles »… Ce n’est pas évident à trouver, j’en conviens et, selon moi, votre intention de commandement peut correspondre et s’adapter à des grandes phases de développement stratégique de votre société, et donc évoluer dans le temps. Mais toujours en accord avec l’identité de votre entreprise bien entendu.

Aussi, car c’est un sujet qui me tient à cœur, attention lors de la distribution des rôles et des missions de chacun, priorisez absolument pour que vos collaborateurs n’aient pas plusieurs tâches à faire en même temps. Le cerveau humain n’est pas multitâche (il n’est capable de traiter que 2 tâches à la fois et encore pas véritablement en simultané, à partir de 3 tâches la quantité d’erreurs augmente significativement, voir cet article pour faire simple et rapide).

Vous allez peut-être me dire « OK, on a bien compris pourquoi il fallait organiser le travail de ses collaborateurs en lien avec l’identité, mais ensuite, concrètement, comment diriger / manager ? »

Je n’ai pas de leçon à vous donner sur des techniques de management. Ce que je peux vous dire et ce que j’ai observé, c’est qu’il ne suffit pas de donner des ordres ou d’être bienveillant et à l’écoute des besoins de votre équipe, il faut leur « donner envie » d’atteindre vos objectifs… Il va falloir être « inspirant » !

C’est une fois de plus là que l’identité joue son rôle : pour être inspirant, il faut déjà être inspiré. Être inspiré par la raison qui vous a pousser à faire cette entreprise, il faut communiquer sur ce qui vous anime, vous passionne, partager tout cela généreusement, n’hésitez pas à le faire au travers d’une histoire (simple et courte), on retient mieux les histoire que les faits, soyez honnête et authentique, parler à vos collaborateurs du service qu’ils vont rendre et non pas de l’aspect technique et détaillé des missions qui leur sont confiées.